Urlaubsanspruch von MFA: gesetzlich, tariflich, Teilzeit

Wie viele Urlaubstage stehen einer MFA zu?

Die Antwort hängt davon ab, welche der drei Ebenen im konkreten Arbeitsverhältnis greift. Sie bauen aufeinander auf: Das Gesetz setzt den Boden, der Tarifvertrag legt darüber, der Arbeitsvertrag darf immer nur nach oben abweichen.

Der Unterschied zwischen Werktagen und Arbeitstagen ist keine Wortklauberei, sondern die Quelle vieler Fehlberechnungen. Das Bundesurlaubsgesetz zählt in Werktagen und meint damit alle Tage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen – also einschließlich Samstag. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind 24 Werktage vier Wochen Urlaub; bei der in Praxen üblichen Fünf-Tage-Woche entsprechen dieselben vier Wochen 20 Arbeitstagen. Wer die 24 unbesehen als Arbeitstage in den Vertrag schreibt, gewährt vier zusätzliche Tage, ohne es zu wollen.

Ob der Manteltarifvertrag überhaupt anwendbar ist, entscheidet sich nicht an der Berufsbezeichnung, sondern an Tarifbindung oder einer Bezugnahmeklausel im Arbeitsvertrag. Die Einordnung dieser drei Ebenen ist ausführlich im Beitrag zur Arbeitszeit von MFA nach Tarif beschrieben; sie gilt für den Urlaub genauso.

Die Teilzeitformel – und der Fehler, der ihr vorausgeht

Teilzeitkräfte dürfen nach § 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte. Für den Urlaub heißt das: Der Anspruch wird im Verhältnis der Arbeitstage umgerechnet, nicht der Stunden.

Der eigentliche Fehler passiert davor, in der Annahme, Teilzeit bedeute automatisch weniger Urlaubstage. Eine MFA mit 20 Wochenstunden, die an fünf Vormittagen arbeitet, hat den vollen Anspruch von 29 Tagen – denn sie nimmt für eine Urlaubswoche auch fünf Tage in Anspruch. Nur wer an weniger Tagen arbeitet, braucht für dieselbe freie Woche weniger Urlaubstage und bekommt deshalb anteilig weniger. Wird diese Unterscheidung ignoriert, entsteht eine Benachteiligung, die im Streitfall nachgezahlt werden muss.

Heikel wird es beim Wechsel des Arbeitszeitmodells mitten im Jahr. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs darf bereits erworbener Urlaub nicht nachträglich gekürzt werden, wenn die Zahl der Arbeitstage sinkt. Praktisch bedeutet das: Der Anspruch wird für beide Zeiträume getrennt berechnet und addiert, nicht rückwirkend auf das neue Modell umgerechnet. Wie sich wechselnde Modelle sonst noch auswirken, behandelt der Beitrag zu Teilzeit im Praxisteam.

Wer bestimmt, wann der Urlaub liegt?

Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen. Ablehnen darf die Praxis nur, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder die Wünsche anderer Beschäftigter unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen. „Betriebliche Belange“ meint dabei mehr als Unbequemlichkeit – der Sprechbetrieb muss tatsächlich gefährdet sein.

Zwei weitere Regeln werden in Praxen häufig übersehen:

1. Zusammenhängender Urlaub: Umfasst der Anspruch mehr als zwölf Werktage, ist der Urlaub grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren. Eine Praxis, die Urlaub nur tageweise freigibt, weicht davon ohne Grundlage ab.
2. Betriebsferien: Praxisschließungen als Betriebsurlaub sind zulässig, wenn betriebliche Gründe sie tragen. Der gesamte Jahresurlaub darf dadurch aber nicht verplant werden – ein Rest muss zur freien Wahl bleiben. Besteht ein Betriebsrat, ist er nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und der Festlegung von Betriebsferien zu beteiligen; in der typischen Einzelpraxis ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt.

Für die Planung folgt daraus ein einfaches Verfahren: Urlaubswünsche mit Frist einsammeln, Kollisionen sichtbar machen, nach nachvollziehbaren Kriterien entscheiden – und die Entscheidung begründen. Wie sich Urlaub und Vertretung zusammen denken lassen, ohne die Sprechstunde zu gefährden, steht auf der Seite Urlaub und Vertretung.

Übertragung und Verfall: die Hinweispflicht der Praxis

Der Grundsatz des Bundesurlaubsgesetzes lautet: Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe sie rechtfertigen – dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden.

Diese Regel ist durch die Rechtsprechung erheblich entschärft worden. Der Europäische Gerichtshof hat im Verfahren C-684/16 entschieden, dass Urlaub nicht automatisch verfällt: Der Arbeitgeber muss die beschäftigte Person zuvor konkret aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen, und ihr klar mitgeteilt haben, dass er andernfalls verfällt. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Mitwirkungsobliegenheit für das deutsche Recht übernommen. Unterbleibt der Hinweis, wandert der Anspruch ins nächste Jahr – und sammelt sich über Jahre an.

Krankheit im Urlaub und Urlaub bei Langzeiterkrankung

Wird eine MFA während des Urlaubs krank, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Der Urlaub verlängert sich dadurch aber nicht eigenmächtig: Die Rückkehr erfolgt zum ursprünglich geplanten Termin, die gutgeschriebenen Tage werden neu beantragt. Für den Dienstplan ist das ein doppelter Vorgang – Abwesenheitsgrund korrigieren und Urlaubskonto zurückbuchen.

Bei längerer Erkrankung gilt eine eigene Frist: Urlaub, der wegen durchgehender Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden konnte, verfällt fünfzehn Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Die praktische Konsequenz ist, dass Urlaubsansprüche langzeiterkrankter Beschäftigter nicht unbegrenzt weiterlaufen, aber deutlich länger bestehen als die übliche Märzfrist. Der organisatorische Ablauf rund um Krankmeldung, eAU und Entgeltfortzahlung ist im Beitrag Krankmeldung im Praxisteam beschrieben.

Was davon in den Dienstplan gehört

Der Urlaubsanspruch ist keine Personalakten-Angelegenheit, sondern eine Planungsgröße. Vier Werte gehören für jede Person sichtbar an einer Stelle:

• Jahresanspruch in Arbeitstagen, berechnet nach der tatsächlichen Zahl der Arbeitstage pro Woche
• Übertrag aus dem Vorjahr mit Verfallsdatum, getrennt vom laufenden Anspruch geführt
• genommen und verplant, damit genehmigte Zukunftsanträge den Reststand mindern und nicht doppelt vergeben werden
• Reststand, aus dem sich der Hinweiszeitpunkt im Herbst ableitet

Wo diese Werte in einer Tabelle neben dem Plan liegen, entstehen die typischen Fehler: ein genehmigter Antrag, der nie vom Konto abgezogen wurde; ein Übertrag, der im März still verfällt; zwei Personen mit gleichzeitig genehmigtem Urlaub in derselben Funktionsgruppe. Ein System, das Urlaubskonto und Besetzung zusammenführt, meldet die Kollision im Moment der Genehmigung statt vier Wochen später.

In der redaktionellen Auswertung dieses Portals führt Aplano das Feld an, weil Abwesenheitsanträge, Urlaubskonten und der laufende Dienstplan in einem Ablauf zusammenlaufen und Besetzungslücken beim Genehmigen sichtbar werden. Systeme wie Shyftplan, Planday oder Connecteam führen Urlaubskonten ebenfalls; welches System zum Zuschnitt einer Praxis passt, ordnet der Softwarevergleich ein.

Nicht abnehmen kann ein System die Entscheidung, wessen Urlaubswunsch bei einer Kollision Vorrang hat. Diese Abwägung bleibt bei der Praxisleitung – ein gutes Werkzeug sorgt nur dafür, dass sie rechtzeitig und mit vollständigen Zahlen getroffen wird.