1. Raster
Sprechstunden und Leistungen in 30- oder 60-Minuten-Fenster zerlegen.
Direkte Antwort: Multiplizieren Sie erforderliche Funktionsplätze mit ihren Zeitfenstern und rechnen Sie anschließend Abwesenheit, Teilzeit und nicht planbare Tätigkeiten ein. ZiPP-Werte dienen nur zur Plausibilisierung, nicht als Mindestbesetzung.
| Funktionsplatz | Wochenstunden Bedarf | Annahme |
|---|---|---|
| Anmeldung/Telefon | 45 h | Öffnungszeit plus Vor- und Nachbereitung |
| Assistenz | 55 h | Parallele Sprechstunden und Eingriffe |
| Diagnostik | 20 h | Gebündelte Leistungsfenster |
| Summe Bruttobedarf | 120 h | Vor Abwesenheits- und Organisationspuffer |
ZiPP richtig lesen
| Bereich | MFA-Köpfe | MFA-VZÄ | Fälle je MFA-VZÄ/Jahr |
|---|---|---|---|
| Hausärztlich | 2,8 | 1,9 | 2.569 |
| Fachärztlich | 3,0 | 2,0 | 2.369 |
Keine Mindestbesetzung: Diese Mittelwerte beschreiben die Erhebung. Fachgebiet, Fallmix, Delegation, Leistungsangebot, Teilzeit und Organisation können stark abweichen.
Vom Bedarf zum Dienstplan
2. Funktionen
Je Fenster notwendige Rollen und Qualifikationen bestimmen.
3. Kapazität
Vertragliche Stunden, Urlaub, Fortbildung und realistische Ausfälle abgleichen.
Bedarf in Stunden berechnen – ohne Scheingenauigkeit
Die bereits gezeigten 120 Wochenstunden sind ein illustratives Rechenbeispiel, keine Empfehlung. Der Wert entsteht aus angenommenen Funktionsfenstern: 45 Stunden Anmeldung und Telefon, 55 Stunden Assistenz sowie 20 Stunden Diagnostik. In einer echten Praxis wird jeder Block aus dem eigenen Sprechstunden- und Leistungsraster abgeleitet. Überschneiden sich Funktionen, muss geklärt werden, ob eine Person sie realistisch gleichzeitig übernehmen kann.
| Rechenschritt | Illustrativer Wert | Was er bedeutet | Was er nicht bedeutet |
|---|---|---|---|
| Funktionsstunden addieren | 120 h/Woche | Direkter Bedarf im angenommenen Raster | Keine fertige Stellenzahl |
| Durch 38,5 teilen | 3,12 rechnerische Vollzeitumfänge | Nur mathematischer Vergleich bei anwendbarer Wochenzeit | Keine verfügbare Netto-Kapazität und keine Mindestbesetzung |
| Abwesenheit/indirekte Zeit ergänzen | Praxisindividuell | Urlaub, Fortbildung, Anleitung, Organisation | Kein pauschaler Prozentsatz aus den Primärquellen |
| Mit Verträgen abgleichen | Praxisindividuell | Tatsächliche Stunden und Lage | Köpfe sind nicht gleich Kapazität |
Die Division 120 durch 38,5 ergibt rechnerisch rund 3,12 Vollzeitumfänge. Diese Zahl ist bewusst nur eine Rechenstufe. Sie unterstellt, dass der MFA-Manteltarifvertrag mit 38,5 Stunden anwendbar ist, und berücksichtigt weder Urlaub noch Krankheit, Fortbildung, Ausbildungsanleitung, Besprechung oder zeitliche Unpassung. Eine Praxis darf daraus nicht „3,12 Personen reichen“ ableiten. Teilzeitlagen und Qualifikationen können trotz ausreichender Wochensumme zu offenen Funktionsfenstern führen.
Ärzte-, MFA- und Azubi-Zeit gemeinsam lesen
| Planobjekt | Bestimmt | Muss zusammenpassen mit | Typischer Fehler |
|---|---|---|---|
| Ärztliche Sprechstunde | Zeit und Art des Funktionsbedarfs | Assistenz, Anmeldung, Raum-/Leistungsfenster | Nur Öffnungszeit statt Parallelität zählen |
| MFA-Sollzeit | Vertraglich planbare Stunden | Lage, Rolle und Qualifikation | Wochensumme mit Abdeckung verwechseln |
| Azubi-Ausbildungszeit | Anwesenheit plus Berufsschule | Lernaufgabe und Anleitung | Als volle Netto-Kapazität rechnen |
| Ist-Zeit | Tatsächlicher Aufwand | Künftiges Bedarfsraster | Wiederkehrende Mehrzeit als Einzelfall behandeln |
ZiPP als Plausibilitätsfenster
Die ZiPP-Werte beruhen auf dem Berichtsjahr 2022. Je Vollzulassung werden im hausärztlichen Bereich durchschnittlich 2,8 MFA beziehungsweise 1,9 MFA-Vollzeitäquivalente ausgewiesen, im fachärztlichen Bereich 3,0 beziehungsweise 2,0. Zusätzlich nennt die Fachinformation durchschnittliche Behandlungsfälle je MFA-Vollzeitäquivalent. Das sind deskriptive Ergebnisse aus den erfassten Praxen. Sie bilden unterschiedliche Organisationen in einem Mittelwert ab.
Eine sinnvolle Nutzung lautet: Die eigene Rechnung wird daneben gelegt und eine große Abweichung wird erklärt. Vielleicht bündelt die Praxis Leistungen, beschäftigt andere Personalgruppen, hat mehr Teilzeit, längere Öffnungszeiten oder einen anderen Fallmix. Eine unsinnige Nutzung wäre, den Mittelwert als verbindliche Unter- oder Obergrenze zu behandeln. Der Bedarf entsteht immer aus dem eigenen Leistungs- und Zeitraster.
| Signal | Mögliche Ursache | Zu prüfende Daten | Mögliche Reaktion |
|---|---|---|---|
| Regelmäßige Mehrzeit montags | Bedarfsfenster zu knapp | Ist-Ende, Funktionen, Parallelität | Montagsraster neu rechnen |
| Viele Rückfragen am Telefon | Funktionsplatz nicht ausreichend getrennt | Anrufspitzen und Anmeldung | Zeitfenster oder Aufgaben neu ordnen |
| Diagnostik fällt bei Urlaub aus | Zu kleine qualifizierte Vertretungsgruppe | Qualifikationsmatrix | Einweisung planen oder Leistungsfenster anpassen |
| Azubi ohne Anleitung | Anleitung nicht als Bedarf gerechnet | Dienste der benannten Fachkräfte | Begleitzeit fest einplanen |
Die Rechnung wird besser, wenn sie iterativ bleibt. Zunächst entsteht ein Plan aus bekannten Sprechstunden. Danach liefern tatsächliche Zeiten und konkrete Engpässe Hinweise. Nicht jede Abweichung rechtfertigt mehr Personal; manchmal liegt die Ursache in einer ungünstigen zeitlichen Lage oder Rollenverteilung. Umgekehrt darf eine ausgeglichene Wochensumme einen wiederkehrenden fachlichen Engpass nicht verdecken.
Rechnung dokumentieren statt nur Ergebnis speichern
Jede Bedarfszahl braucht Annahmen: betrachtete Woche, Sprechstunden, Funktionsdauer und Parallelität. Ändert sich eine Sprechstunde, muss erkennbar sein, welche Zeilen neu gerechnet werden. Eine einzige Gesamtsumme ohne Herleitung ist weder prüfbar noch lernfähig.
| Feld | Beispiel | Nutzen |
|---|---|---|
| Gültigkeitszeitraum | Typische Woche im Quartal | Saisonale und einmalige Effekte trennen |
| Bedarfsblock | Assistenz Dienstag 09–12 | Zeitliche Lage bleibt sichtbar |
| Parallelität | Zwei ärztliche Sprechstunden | Mehrfachbedarf nachvollziehbar |
| Qualifikation | Definierte Diagnostikeignung | Köpfe nicht mit Eignung verwechseln |
| Ist-Beobachtung | Wiederholt 20 Minuten Nachbereitung | Nächstes Raster begründet anpassen |
Nach der ersten Rechnung wird ein Pilotplan erstellt. Er zeigt, ob vorhandene Vertragsstunden zur zeitlichen Lage passen. Erst dann wird über zusätzliche Kapazität, andere Sprechstundenfenster, Einweisung oder Aufgabenverteilung entschieden. Die Mathematik liefert Fragen; sie trifft keine Personalentscheidung allein.
Häufige Fragen
Sind 1,9 MFA-VZÄ je Hausarzt eine Mindestzahl?
Nein. Es handelt sich um einen ZiPP-Durchschnitt je Vollzulassung im hausärztlichen Bereich für das Berichtsjahr 2022.
Kann man Personalbedarf nur aus Fällen berechnen?
Nein. Unterschiedliche Leistungen und Organisationsformen erzeugen sehr verschiedenen Zeitbedarf je Fall.
Wie häufig sollte der Bedarf überprüft werden?
Mindestens bei geänderten Sprechstunden, Leistungen, Teamstrukturen oder auffälligen Überstunden und Wartezeiten.
Quellen und Datenstand
- Zi: Fachinformation zur Personalsituation in Praxen, Berichtsjahr 2022.
- Destatis: Kostenstruktur im medizinischen Bereich 2023.
- Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2025.
Inhaltlich geprüft am 18. Juli 2026. Vergleichswerte sind keine Mindestbesetzung. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Anbieterangaben können sich ändern.