Krankmeldung im Praxisteam: eAU, Entgeltfortzahlung und Dienstplan

Drei Ebenen, die im Alltag verschwimmen

Fast alle Konflikte um Krankmeldungen entstehen daraus, dass drei verschiedene Pflichten in einen Topf geworfen werden. Sie haben unterschiedliche Adressaten, unterschiedliche Fristen und unterschiedliche Folgen.

Die wichtigste Konsequenz daraus: Die eAU hat die Anzeigepflicht nicht abgeschafft. Wer sich krankschreiben lässt und die Praxis nicht informiert, hat seine Pflicht nicht erfüllt – und die Praxis darf nicht abrufen, weil der Abruf eine vorherige Meldung voraussetzt. Der Dienstplan erfährt vom Ausfall nicht durch die Krankenkasse, sondern durch den Anruf am Morgen.

Wie der eAU-Abruf abläuft

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Der Ablauf ist in vier Schritten beschrieben:

1. Meldung. Die beschäftigte Person informiert die Praxis über Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer – auf dem betrieblich festgelegten Weg.
2. Feststellung. Die behandelnde Praxis übermittelt die Bescheinigung digital an die Krankenkasse. Dort liegt sie zum Abruf bereit, in der Regel am Folgetag der Ausstellung.
3. Abruf. Die Arbeitgeberin – oder das beauftragte Steuerbüro – ruft die Daten über das Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe ab. Erlaubt ist das nur bei bestehendem Beschäftigungsverhältnis und nach erfolgter Meldung.
4. Zeitpunkt. Der Abruf ist sinnvollerweise erst zu starten, wenn der Nachweis fällig ist: im Regelfall ab dem fünften Kalendertag nach der Meldung, bei vertraglich vorgezogener Nachweispflicht ab dem zweiten. Zu frühe Abrufe laufen ins Leere und werden mit dem Hinweis beantwortet, dass kein Nachweis vorliegt.

Ein organisatorischer Hinweis, der in kleinen Teams gern untergeht: Die zum Abruf bereitgestellten Daten werden nach 42 Tagen aus dem Abrufbestand gelöscht. Wer die Abrufe nur sporadisch startet, sollte deshalb einen festen wöchentlichen Termin dafür einplanen – die Krankenkassen halten die Daten zwar weiterhin vor, der bequeme Standardabruf funktioniert aber nur innerhalb dieses Fensters.

Die Besonderheit der Praxis: zwei Rollen, eine Person

In kaum einem anderen Betrieb liegen Behandlung und Arbeitgeberstellung so dicht beieinander. Genau daraus entstehen die praxistypischen Fehler. Drei Trennungen sind einzuhalten:

• Akte von Akte trennen. Behandlungsdaten gehören in die Patientenakte und unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht (§ 203 StGB). In die Personalakte gehört nur, dass Arbeitsunfähigkeit besteht und für welchen Zeitraum – keine Diagnose, kein Befund.
• Keine Krankschreibung im eigenen Haus. Rechtlich ist die Behandlung eigener Beschäftigter nicht untersagt, im Streitfall ist eine von der Arbeitgeberin selbst ausgestellte Bescheinigung aber angreifbar – und sie belastet das Verhältnis im Team. Die Feststellung durch eine andere Praxis ist der sauberere Weg.
• Keine kollegiale Kurzdiagnose am Empfang. „Schau doch mal eben“ ersetzt keine ärztliche Feststellung und erzeugt Behandlungsdaten außerhalb jeder Dokumentation.

Entgeltfortzahlung und U1: was die Praxis wirtschaftlich trifft

Nach § 3 EFZG besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen je Erkrankung, sofern das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat. Danach übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld.

Für Praxen entscheidend ist die Gegenseite dieser Pflicht: Betriebe mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nehmen am U1-Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz teil. Sie zahlen eine monatliche Umlage und bekommen im Krankheitsfall einen Teil der fortgezahlten Vergütung erstattet; die Höhe richtet sich nach der Satzung der jeweiligen Krankenkasse, häufig sind mehrere Erstattungssätze wählbar. Nahezu jede Einzel- oder Gemeinschaftspraxis fällt unter diese Grenze – ein Blick auf den gewählten Satz lohnt sich, wenn die Ausfälle im Team über dem Durchschnitt liegen.

Neben der eigenen Erkrankung ist die Betreuung kranker Kinder der häufigste Grund für kurzfristige Ausfälle. Hier greift kein Entgeltfortzahlungsanspruch, sondern das Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V: 15 Arbeitstage je gesetzlich versichertem Kind und Elternteil, 30 Arbeitstage für Alleinerziehende, bei mehreren Kindern höchstens 35 beziehungsweise 70 Arbeitstage im Jahr. Diese erweiterten Werte gelten für die Jahre 2024 bis 2026. Für die Planung ist das eine gut kalkulierbare Größe – anders als die Erkrankung selbst ist der Anspruch bekannt und lässt sich im Team offen besprechen.

Was davon in den Dienstplan gehört

Der Dienstplan braucht von alldem erstaunlich wenig: den Zeitraum der Abwesenheit und die Information, welcher Funktionsplatz dadurch offen ist. Alles Weitere – Nachweisfristen, Abrufstatus, Erstattungsanträge – gehört in die Personalverwaltung, nicht in den Plan, den das ganze Team sieht.

Praktisch heißt das, drei Dinge zu verbinden: eine Abwesenheitsart „krank“ ohne Detailangaben, eine automatische Kennzeichnung der dadurch entstehenden Unterdeckung und einen Weg, die offene Schicht gezielt an geeignete Personen zu melden. Wie dieser Ablauf aussieht, beschreibt der Beitrag Kurzfristige Ausfälle im Praxisteam abfedern; die Grundlagen der Planerstellung stehen im Beitrag Dienstplan digital erstellen.

In der redaktionellen Auswertung deckt Aplano diese Kette ab: Abwesenheiten und Urlaubskonten laufen gemeinsam mit Dienstplan und Zeiterfassung, offene Schichten werden über die Mitarbeiter-App gemeldet, und der Plan zeigt die Unterdeckung, sobald die Abwesenheit eingetragen ist. Andere Systeme wie Shyftplan, Planday oder Connecteam bieten ebenfalls Abwesenheits- und Vertretungsfunktionen; der Softwarevergleich ordnet die Kandidaten ein. Wichtig bleibt in jedem System die Grundregel: Der Eintrag lautet „abwesend“, nicht „grippaler Infekt“.

Zuletzt eine Frage, die häufiger gestellt als beantwortet wird: Krankheitstage, die in einen bereits genehmigten Urlaub fallen, werden bei ärztlichem Nachweis nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG) – die Tage stehen erneut zur Verfügung. Für die Praxis heißt das, dass eine Krankmeldung im Urlaub den Vertretungsplan zweimal betrifft: einmal jetzt und einmal, wenn die Tage nachgeholt werden. Wie sich das vorbereiten lässt, steht auf der Seite Urlaub und Vertretung.