Zeiterfassung in der Arztpraxis: Pflicht, Umsetzung und die Fallstricke im Alltag

Die Erfassungspflicht kennt keine Praxisgröße

Die Vorstellung, unterhalb einer bestimmten Teamgröße müsse man nichts dokumentieren, hält sich hartnäckig. Sie stimmt nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Hergeleitet wird das aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Eine Schwelle nach Kopfzahl enthält keine dieser Grundlagen.

Was die Praxisgröße sehr wohl beeinflusst, ist die Ausgestaltung. Eine Praxis mit vier MFA muss kein System betreiben, das ein Klinikum bräuchte. Verlangt ist ein Verfahren, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist – erfasst werden Beginn, Ende und Dauer, nicht nur die Überstunden, die § 16 Abs. 2 ArbZG seit jeher verlangt. Wie sich diese Pflicht zu Arbeitszeitgesetz und Manteltarifvertrag verhält, ordnet die Seite zur Rechtslage ein.

Minijobs: die strengere Parallelpflicht

Kaum eine Praxis kommt ohne geringfügig Beschäftigte aus – für die Anmeldung, den Samstagsdienst, die Abrechnung. Genau für diese Gruppe gilt eine zweite, deutlich konkretere Pflicht: § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags. Aufzubewahren sind die Nachweise mindestens zwei Jahre; geprüft wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.

Die praktische Konsequenz ist unbequem: Wer die Stunden der Aushilfen erst beim Erstellen der Abrechnung am Monatsende zusammenträgt, hat die Frist regelmäßig gerissen – auch dann, wenn die Zahlen am Ende stimmen. Für Beschäftigte oberhalb der in § 1 MiLoDokV genannten Entgeltgrenzen (verstetigtes Monatsentgelt über 4.461 € brutto beziehungsweise über 2.974 € brutto, nachweislich für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt) entfällt diese besondere Dokumentationspflicht – die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzrecht bleibt davon unberührt.

Drei Stellen, an denen die Dokumentation im Praxisalltag reißt

Die Rechtslage ist selten das Problem. Das Problem ist der Betrieb einer Praxis, in dem Patientinnen und Patienten nicht wissen, dass um 12:00 Uhr Pause ist.

1. Die Sprechstunde zieht über

Der Plan endet um 18:00 Uhr, der letzte Termin um 18:20 Uhr, die Dokumentation um 18:35 Uhr. Diese Minuten sind Arbeitszeit – sie gehören in die Aufzeichnung und in das Stundenkonto. Wird stattdessen das geplante Dienstende eingetragen, entsteht doppelter Schaden: Die Dokumentation wird unrichtig, und die Mehrarbeit verschwindet aus dem Ausgleich, den der Manteltarifvertrag für MFA vorsieht. Wie die Ausgleichsfristen für Mehrarbeit funktionieren, steht im Beitrag zur Arbeitszeit von MFA nach Tarif.

2. Die Pause wird unterbrochen

Eine Ruhepause im Sinne des § 4 ArbZG setzt voraus, dass die MFA vorher weiß, dass sie in dieser Zeit frei von jeder Arbeitsverpflichtung ist. Wer „in der Pause“ die Anmeldung besetzt oder das Telefon übernimmt, pausiert nicht – auch dann nicht, wenn faktisch niemand anruft. Das Gesetz erlaubt es, die Pause in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten zu teilen; kürzere Unterbrechungen des Betriebs erfüllen die Pausenpflicht nicht. Vorgeschrieben sind 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.

Für die Erfassung heißt das: Eine pauschale Pausenbuchung, die das System automatisch abzieht, bildet die Realität einer Praxis nur zufällig ab. Belastbar wird es, wenn die Pause tatsächlich gestempelt oder zumindest bestätigt wird – und wenn eine ausgefallene Pause als solche sichtbar bleibt, statt still abgezogen zu werden.

3. Berufsschule und Azubis

Bei Auszubildenden kommt die Anrechnung der Berufsschulzeiten hinzu, für Minderjährige zusätzlich die Freistellungs- und Beschäftigungsverbote des Jugendarbeitsschutzgesetzes. Wer Berufsschultage nur als „frei“ im Plan führt, verliert die Anrechnung aus dem Blick. Die Details für das Praxisteam stehen auf der Seite zu Azubis und Berufsschule.

Plan und Ist gehören in dasselbe System

Der eigentliche Hebel liegt nicht in der Erfassung an sich, sondern in der Zusammenführung. Ein Dienstplan im Aushang und Stundenzettel in der Schublade erzeugen zwei getrennte Wahrheiten, die einmal im Monat mühsam abgeglichen werden. Liegen Soll und Ist im selben System, wird die Abweichung zum Nebenprodukt: Wer 35 Minuten länger geblieben ist, sieht es am selben Tag, die Praxisleitung ebenfalls – und die Frage, ob ausgeglichen oder vergütet wird, wird beantwortet, solange sich alle noch erinnern.

Was der Referentenentwurf für Praxen bedeuten würde

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 würde die Aufzeichnung ausdrücklich in § 16 ArbZG verankern und grundsätzlich die elektronische Form sowie die Erfassung am Tag der Arbeitsleistung verlangen. Für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern sieht er eine dauerhafte Befreiung vor – allerdings nur von der elektronischen Form, nicht von der Pflicht selbst. Viele Praxen fielen darunter; größere Praxen und MVZ nicht.

Wichtig für die Einordnung: Der Entwurf ist kein geltendes Recht. Es gab keinen Kabinettsbeschluss, die Verbändeanhörung lief Anfang Juli 2026, und das Gesetz gilt als zustimmungsbedürftig. Wer heute ein System einführt, sollte es dennoch so wählen, dass eine taggleiche elektronische Erfassung möglich wäre – dann ist der Umstieg später keine zweite Einführung.

Wie eine Praxis das ohne Bürokratie löst

Für ein Praxisteam lohnt sich der Aufwand einer eigenen Zeiterfassungs-Insel selten. Sinnvoller ist ein System, in dem der Dienstplan bereits liegt und die Ist-Zeiten daneben laufen. Aplano erfasst Zeiten per App, Browser und Tablet-Terminal, führt laufende Stundenkonten, weist auf Konflikte mit Pausen- und Ruhezeitvorgaben des Arbeitszeitgesetzes hin und liefert Auswertungen und Exporte für die Lohnvorbereitung; die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Wer nur den Plan digitalisieren will, kommt mit den günstigeren Tarifen aus – die Erfassungspflicht erfüllt er damit aber nicht.

Fair eingeordnet heißt das auch: Wer ohnehin eine umfassende Personalverwaltung mit Lohnvorbereitung sucht, findet in Systemen wie Factorial oder Planday einen größeren Funktionsumfang – zu einem entsprechend höheren Preis und mit längerer Einrichtung. Der Softwarevergleich ordnet die Kandidaten nach Praxisfit ein. Und unabhängig vom Werkzeug gilt: Ohne eine benannte Person, die Korrekturen freigibt, bleibt jede Erfassung angreifbar.