Zuerst klären: Gilt der Tarifvertrag hier überhaupt?
Die 38,5-Stunden-Woche wird in Praxen oft als feststehende Größe zitiert. Sie stammt aus dem Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte, der zum 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist und frühestens zum 31. Dezember 2026 gekündigt werden kann. Unmittelbar wirkt ein Tarifvertrag jedoch nur bei beiderseitiger Tarifbindung. Sehr verbreitet ist deshalb der zweite Weg: eine Bezugnahmeklausel im Arbeitsvertrag, die den jeweils geltenden Tarifvertrag zum Vertragsinhalt macht.
Für die Planung ist das keine juristische Feinheit, sondern der Ausgangspunkt. Wer den Dienstplan an tariflichen Sperrzeiten ausrichtet, obwohl der Vertrag sie nicht vorsieht, verschenkt Besetzung. Wer sie ignoriert, obwohl sie gelten, produziert Ansprüche. Ein Blick in den Arbeitsvertrag – idealerweise einmal für alle Beschäftigten dokumentiert – klärt die Frage schneller als jede Diskussion im Team. Die grundsätzliche Einordnung von Gesetz, Tarif und Vertrag steht auf der Seite zur Rechtslage.
Was der Manteltarifvertrag zur Arbeitszeit sagt
Die für die Planung relevanten Regelungen lassen sich auf wenige Punkte verdichten. Sie gelten dort, wo der Tarifvertrag anwendbar ist – gesetzliche Grenzen kommen unabhängig davon immer obendrauf.
| Regelung | Inhalt | Konsequenz für den Plan |
|---|---|---|
| Regelmäßige Arbeitszeit | durchschnittlich 38,5 Stunden je Woche, ausschließlich der Pausen | Sollstunden je Person hinterlegen; Pausen dürfen nicht mitgezählt werden |
| Verteilung der Woche | ein ganzer Tag oder zwei halbe Tage arbeitsfrei je Woche | feste Sperrzeit je Person, nicht von Woche zu Woche neu entscheiden |
| Samstag und Jahresende | Samstagnachmittag ab 12 Uhr sowie die Nachmittage des 24. und 31. Dezember arbeitsfrei | als wiederkehrende Regel im System hinterlegen, nicht händisch nachhalten |
| Mehrarbeit | Ausgleich durch Freizeit innerhalb von vier bis zwölf Wochen, sonst Überstunden; Zeitzuschläge beim Ausgleich berücksichtigen | Stundenkonto mit sichtbarer Ausgleichsfrist führen |
| Zuschläge | Samstagsarbeit innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit ist zuschlagspflichtig; weitere Zuschläge regelt der Gehaltstarifvertrag | zuschlagsrelevante Lagen im Plan kennzeichnen, damit sie im Export auftauchen |
| Urlaub | 29 Arbeitstage bzw. 35 Werktage; ab dem 55. Lebensjahr 31 bzw. 37 | Urlaubskonten pflegen; Anspruch liegt über dem gesetzlichen Minimum |
Auffällig ist, wie viele dieser Punkte Verteilungsregeln sind und nicht Stundenzahlen. Genau daran scheitern Papierpläne: Die Summe stimmt am Monatsende, aber der freie Tag ist in der dritten Woche untergegangen, weil eine Kollegin kurzfristig ausgefallen war. Wie sich solche Regeln beim Planen automatisch prüfen lassen, beschreibt der Beitrag Dienstplan digital erstellen.
Teilzeit: die Umrechnung, die Streit vermeidet
In den meisten Praxen ist Vollzeit die Ausnahme. Der Manteltarifvertrag beschreibt für Teilzeitkräfte eine Umrechnung des Bruttogehalts nach dem Schema: Vollzeitgehalt geteilt durch 167 Stunden je Monat, multipliziert mit der vereinbarten Wochenstundenzahl und dem Faktor 4,33. Der Faktor bildet die durchschnittliche Zahl der Wochen je Monat ab.
Für den Dienstplan zählt vor allem die Konsequenz daraus: Teilzeit ist keine „halbe Vollzeit“, sondern eine eigene Sollgröße, die im System hinterlegt gehört. Sonst rechnet der Plan gegen einen falschen Referenzwert – und die Person sammelt scheinbar Minusstunden, obwohl sie ihr Pensum erfüllt. Wie Teilzeitmodelle mit Sprechzeiten und Funktionsplätzen zusammengebracht werden, behandelt die Seite MFA im Dienstplan.
Die gesetzlichen Grenzen gelten immer
Unabhängig von jeder tariflichen Regelung bleibt das Arbeitszeitgesetz der äußere Rahmen. Es lässt sich nicht durch einen freundlicheren Vertrag verschieben – ein Tarifvertrag darf nur dort abweichen, wo das Gesetz es ausdrücklich erlaubt.
| Regel | Vorgabe | Fundstelle |
|---|---|---|
| Werktägliche Höchstarbeitszeit | grundsätzlich 8 Stunden, bis 10 Stunden nur mit Ausgleich innerhalb des Ausgleichszeitraums | § 3 ArbZG |
| Ruhepausen | mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; nicht länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | grundsätzlich 11 Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen | § 5 ArbZG |
| Aufzeichnung | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen | BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 |
Der geteilte Dienst ist in Praxen die typische Stelle, an der es eng wird: Vormittagssprechstunde, lange Mittagsunterbrechung, Abendsprechstunde. Endet der Dienst um 20 Uhr und beginnt der nächste um 7 Uhr, ist die Ruhezeit von elf Stunden auf die Minute ausgereizt – jede Verlängerung am Abend unterschreitet sie. Ein System, das diesen Konflikt schon beim Zuweisen meldet, verhindert den Fehler, statt ihn zu dokumentieren.
Die Prüfreihenfolge für den fertigen Plan
Drei Ebenen, immer in dieser Reihenfolge – so bleibt nachvollziehbar, warum eine Zuweisung zulässig ist oder nicht:
- Gesetz: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Sonn- und Feiertagsregeln. Nicht verhandelbar.
- Tarifvertrag, sofern anwendbar: 38,5 Stunden, freier Tag beziehungsweise zwei halbe Tage, Samstagnachmittag, Ausgleichsfristen, Urlaubsansprüche.
- Arbeitsvertrag und betriebliche Absprachen: individuelle Wochenstunden, vereinbarte Lagen, Regelungen für Springerdienste.
Kollidieren Ebenen, gilt nicht automatisch die für die Praxis bequemere Variante: Abweichungen zulasten der Beschäftigten sind nur zulässig, soweit die höhere Ebene sie zulässt. Für Auszubildende kommt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz mit eigenen Pausen- und Freistellungsregeln hinzu – dazu die Seite Azubis und Berufsschule.
Was Software davon abnimmt – und was nicht
Abnehmen kann ein System die Buchführung: hinterlegte Sollstunden je Person, ein Stundenkonto, das Mehr- und Minderstunden mitführt, wiederkehrende Sperrzeiten für freie Tage, ein Hinweis bei Pausen- oder Ruhezeitkonflikten und ein Urlaubskonto, das den tariflich höheren Anspruch abbildet. In der redaktionellen Auswertung dieses Portals führt Aplano das Feld an, weil Echtzeit-Dienstplan, Abwesenheiten und Stundenkonten in einem Ablauf zusammenlaufen und ArbZG-Hinweise beim Planen erscheinen; die Zeiterfassung gehört dort zum Pro-Tarif. Andere Systeme wie Shyftplan, Planday oder Connecteam decken Stundenkonten ebenfalls ab – der Softwarevergleich ordnet die Kandidaten nach Praxisfit.
Nicht abnehmen kann Software die Auslegung. Ob der Tarifvertrag im Einzelfall anwendbar ist, wie eine Bezugnahmeklausel zu verstehen ist und welcher Ausgleichszeitraum vereinbart wurde, sind Rechtsfragen. Ein gutes System macht die Folgen dieser Entscheidungen sichtbar – getroffen werden sie in der Praxis, im Zweifel mit arbeitsrechtlicher Beratung. Wie sich Urlaubsansprüche und Vertretung planbar zusammenbringen lassen, zeigt die Seite Urlaub und Vertretung.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden arbeitet eine MFA in Vollzeit?
Nach dem Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte beträgt die regelmäßige Arbeitszeit ausschließlich der Pausen durchschnittlich 38,5 Stunden wöchentlich. Der Tarifvertrag gilt allerdings nicht für jede Praxis automatisch: Unmittelbar wirkt er bei beiderseitiger Tarifbindung, sehr häufig wird er zusätzlich über eine Bezugnahmeklausel im Arbeitsvertrag einbezogen. Ohne beides gilt die im Arbeitsvertrag vereinbarte Wochenarbeitszeit.
Muss eine MFA einen festen freien Tag in der Woche haben?
Wo der Manteltarifvertrag gilt, ist die Wochenarbeitszeit so zu verteilen, dass in jeder Woche ein ganzer Tag oder zwei halbe Tage arbeitsfrei bleiben. Zusätzlich bleiben der Samstagnachmittag ab 12 Uhr sowie die Nachmittage des 24. und 31. Dezember arbeitsfrei. Für den Dienstplan heißt das: Diese Sperrzeiten gehören als feste Regel hinterlegt, nicht als Erinnerungsposten der planenden Person.
Wann werden Mehrstunden von MFA zu Überstunden?
Nach dem Manteltarifvertrag sind über die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit hinausgehende Stunden dann Überstunden, wenn sie nicht innerhalb von vier bis zwölf Wochen durch entsprechende Freizeit ausgeglichen werden; beim Freizeitausgleich sind die Zeitzuschläge zu berücksichtigen. Praktisch entscheidet damit das Stundenkonto: Wer die Ausgleichsfrist nicht im Blick hat, wandelt Mehrarbeit unbeabsichtigt in vergütungspflichtige Überstunden um.
Wie viel Urlaub steht einer MFA nach Tarif zu?
Der Manteltarifvertrag sieht 29 Arbeitstage beziehungsweise 35 Werktage Jahresurlaub vor, ab Vollendung des 55. Lebensjahres 31 Arbeitstage beziehungsweise 37 Werktage. Das liegt deutlich über dem gesetzlichen Mindesturlaub des Bundesurlaubsgesetzes. Bei Teilzeit mit weniger Arbeitstagen pro Woche wird der Anspruch anteilig umgerechnet.
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Quellen und Stand
- Ärztekammer Nordrhein: Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte/Arzthelferinnen (Fassung mit Wirkung ab 01.01.2025), abgerufen Juli 2026.
- Bundesärztekammer: FAQ-Liste zum Manteltarifvertrag MFA (PDF), abgerufen Juli 2026.
- § 3 ArbZG, § 4 ArbZG und § 5 ArbZG (Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeit).
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung).
- Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) (gesetzlicher Mindesturlaub).
- Aplano: Funktionsübersicht, abgerufen Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 31. Juli 2026. Ob und in welcher Fassung ein Tarifvertrag für eine konkrete Praxis gilt, ist eine Frage des Einzelfalls. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung.