Überstunden in der Arztpraxis: Wann sie entstehen und wer sie zahlt

Erste Weiche: Gilt der Tarifvertrag überhaupt?

Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte wird in Praxen selbstverständlich zitiert – gelten tut er aber längst nicht überall. Er ist nicht allgemeinverbindlich. Gebunden ist eine Praxis nur, wenn die Arbeitgeberseite Mitglied der zuständigen Arbeitgeberorganisation ist oder wenn die Anwendung des Tarifvertrags im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Der zweite Fall ist der häufigere: Viele Praxisverträge enthalten eine Bezugnahmeklausel, oft ohne dass beiden Seiten der Umfang bewusst ist.

Diese Vorfrage entscheidet über fast alles, was danach kommt. Ist der Tarifvertrag anwendbar, gelten Ausgleichsfrist und Zuschlagssätze automatisch. Ist er es nicht, existiert weder eine tarifliche Überstundendefinition noch ein Zuschlagsanspruch – dann zählt allein, was im Arbeitsvertrag steht, und wo dieser schweigt, das Gesetz. Vor jeder Diskussion über Zuschläge lohnt deshalb der Blick in den Arbeitsvertrag: Steht dort eine Bezugnahme auf den Manteltarifvertrag, oder nicht?

Zweite Weiche: Die Ausgleichsfrist von vier bis zwölf Wochen

Der Manteltarifvertrag definiert Überstunden ungewöhnlich präzise – und zwar als Restgröße. Überstunden sind danach die über die regelmäßige wöchentliche tarifliche Arbeitszeit hinaus geleisteten Arbeitsstunden, soweit innerhalb eines Zeitraums von vier, längstens zwölf Wochen keine entsprechende Freizeit gewährt wird. Aus dieser Formulierung folgen zwei Dinge, die in der Praxis regelmäßig übersehen werden.

Erstens ist der Freizeitausgleich der gesetzlich vorgesehene Normalfall, nicht das Entgegenkommen der Praxisleitung. Zweitens läuft die Frist ab dem Entstehen der Mehrstunde – sie ist keine Jahresfrist und lässt sich nicht ins nächste Quartal schieben. Wer eine Mehrstunde im Januar sammelt und erst im Mai über Auszahlung spricht, hat die Frist längst überschritten; die Stunde ist dann Überstunde im tariflichen Sinn und mit Zuschlag zu vergüten.

Für den Dienstplan heißt das: Der Ausgleich muss aktiv geplant werden, sonst verstreicht die Frist von selbst. Wer die Plusstunden einer Woche in der Folgewoche über einen kürzeren Dienst oder einen freien Nachmittag abbaut, bleibt im tariflichen Regelfall. Wie sich solche Ausgleichstage in ein Wochenraster einbauen lassen, ohne die Besetzung der Sprechstunde zu gefährden, zeigt der Beitrag Dienstplan-Muster für die Arztpraxis.

Die Zuschläge – und die Regel, dass nur der höchste zählt

Der Manteltarifvertrag nennt selbst keine Prozentsätze, sondern verweist für die Höhe der Zuschläge auf den Gehaltstarifvertrag. Dieser gilt in der laufenden Fassung bis Ende 2026 und sieht folgende Sätze vor:

Entscheidend ist die Kollisionsregel: Treffen mehrere Zuschlagstatbestände zusammen, wird nur der höchste Zuschlag gezahlt, nicht die Summe. Der Samstagsdienst am 1. Mai, der zugleich in die Nachtzeit reicht, führt also zu 100 Prozent – nicht zu 175. Diese Regel entschärft die meisten Streitfälle in der Abrechnung, ist aber nur wenigen Praxen präsent.

Teilzeit: Wo die Schwelle liegt

Rund zwei Drittel der Beschäftigten in Arztpraxen arbeiten in Teilzeit, und genau dort entsteht der zweithäufigste Konflikt. Die Mehrarbeit einer Teilzeitkraft über ihre individuell vereinbarte Arbeitszeit hinaus ist zu vergüten – darüber besteht Einigkeit. Umstritten war lange, ob dafür auch der Zuschlag anfällt oder erst ab der Vollzeitschwelle von 38,5 Stunden.

Der Europäische Gerichtshof hat diese Frage mit Urteil vom 19. Oktober 2023 (C-660/20, Lufthansa CityLine) grundsätzlich beantwortet: Ein einheitlicher Schwellenwert, ab dem der Zuschlag greift, benachteiligt Teilzeitbeschäftigte, weil sie proportional mehr Mehrarbeit leisten müssen, um ihn zu erreichen. Ohne sachliche Rechtfertigung verstößt das gegen das Diskriminierungsverbot für Teilzeitkräfte. Für die Praxis bedeutet das: Eine Regelung, die den Zuschlag erst ab der 38,5. Wochenstunde vorsieht, ist für Teilzeitkräfte angreifbar. Die weiteren Besonderheiten der Teilzeitbeschäftigung im Praxisteam – von der Antragsfrist bis zur Urlaubsumrechnung – behandelt der Beitrag Teilzeit im Praxisteam.

Wer die Überstunde veranlasst haben muss

Auch ohne Tarifbindung entsteht ein Vergütungsanspruch – aber nicht automatisch. Nach § 612 Abs. 1 BGB gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist. Für die Vergütungsgruppen einer Arztpraxis ist das regelmäßig zu bejahen.

Hinzu kommen muss aber die Veranlassung durch die Praxis. Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) vier Varianten benannt, in denen sie vorliegt: Die Mehrarbeit war angeordnet, sie wurde gebilligt, sie wurde geduldet, oder sie war zur Erledigung der übertragenen Arbeit notwendig. Insbesondere die Duldung wird unterschätzt: Wer über Monate zusieht, dass die Anmeldung regelmäßig eine halbe Stunde länger besetzt ist, kann sich später nicht darauf berufen, das nie angeordnet zu haben.

Im Streitfall muss allerdings die Beschäftigte darlegen und beweisen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten sie über die reguläre Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat und dass die Praxis davon wusste. Dass ein Betrieb kein Zeiterfassungssystem führt, kehrt diese Beweislast nach demselben Urteil nicht um – die Erfassungspflicht dient dem Arbeitsschutz, nicht der Vergütung. Praktisch führt das zu einem Ergebnis, das beide Seiten schützt: Eine saubere, tagesaktuelle Erfassung nimmt dem Thema die Spekulation. Was dabei zu dokumentieren ist, steht im Beitrag Zeiterfassung in der Arztpraxis.

Warum die Klausel „mit dem Gehalt abgegolten“ meist nicht trägt

In vielen Praxisverträgen steht ein Satz wie „Mit der Vergütung sind erforderliche Überstunden abgegolten“. Solche Pauschalabgeltungen sind allgemeine Geschäftsbedingungen und unterliegen der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Sie scheitern regelmäßig am Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB: Wer bei Vertragsschluss nicht erkennen kann, wie viele Stunden ohne zusätzliche Vergütung verlangt werden können, ist unangemessen benachteiligt. Die Folge ist die Unwirksamkeit der Klausel – mit dem Ergebnis, dass wieder § 612 BGB greift und alle Mehrstunden zu vergüten sind.

Wirksam bleiben können Klauseln, die eine konkrete Zahl nennen, etwa „bis zu zehn Überstunden monatlich sind mit dem Gehalt abgegolten“, sofern das Volumen im Verhältnis zur Vergütung angemessen ist. Wer die Regelung im Praxisvertrag ohnehin überarbeitet, sollte dabei die Ausschlussfrist mitdenken: Viele Verträge lassen Ansprüche verfallen, die nicht innerhalb von drei Monaten schriftlich geltend gemacht werden – auch Überstundenansprüche.

Das Arbeitszeitkonto: eine Vereinbarung, keine Selbstverständlichkeit

Der Manteltarifvertrag kennt kein Arbeitszeitkonto. Wer eines führen will – und das ist in einer Praxis mit schwankendem Patientenaufkommen sinnvoll –, braucht dafür eine Grundlage im Arbeitsvertrag oder in einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Team. Ohne sie existiert das Konto faktisch, aber nicht rechtlich; im Streitfall lässt sich weder ein Minus verrechnen noch ein Plus in die Zukunft schieben.

Eine tragfähige Vereinbarung beantwortet fünf Fragen. Welche Zeiten fließen ein und welche nicht? Wie hoch dürfen Plus- und Minussalden werden, bevor gegengesteuert wird? Innerhalb welchen Zeitraums wird ausgeglichen – hier gehört die tarifliche Frist von vier bis zwölf Wochen hinein, sofern der Tarifvertrag gilt? Wer entscheidet über Freizeitausgleich oder Auszahlung? Und was passiert mit dem Saldo beim Ausscheiden?

Der dritte Fall ist der wichtigste. Ein dauerhaft wachsendes Plus ist kein Konto-, sondern ein Besetzungsproblem: Es zeigt, dass der Bedarf in bestimmten Zeitfenstern regelmäßig über der geplanten Besetzung liegt. Wie sich dieser Bedarf aus den Sprechzeiten herleiten lässt, beschreibt die Seite Sprechstunden und Personalbedarf.

Die Grenze, die kein Ausgleich verschiebt

Unabhängig von Tarif- und Vertragslage bleibt das Arbeitszeitgesetz. Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten; sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Diese Grenze ist Arbeitsschutzrecht und steht nicht zur Disposition der Beteiligten – auch nicht mit Einverständnis der Beschäftigten.

§ 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zusätzlich, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) besteht darüber hinaus die Pflicht, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen – ohne Mindestgröße des Betriebs, also auch in der Einzelpraxis mit drei Beschäftigten.

Was die Planungssoftware dafür leisten muss

Überstunden entstehen nicht in der Abrechnung, sondern im Dienstplan – und zwar meist an denselben zwei bis drei Wochentagen. Sichtbar wird das nur, wenn Plan und Ist nebeneinanderstehen. Drei Funktionen entscheiden, ob das ohne Nebenliste funktioniert: ein laufendes Stundenkonto je Person mit Plan-Ist-Abgleich, ein Hinweis, wenn die tägliche Höchstarbeitszeit oder die Ruhezeit gerissen wird, und eine Auswertung, die zeigt, in welchem Zeitfenster die Mehrstunden regelmäßig anfallen.

In der redaktionellen Auswertung führt Aplano das Feld an, weil Dienstplan, Zeiterfassung und Stundenkonto in einer Oberfläche liegen und Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz beim Planen erscheinen, nicht erst in der Auswertung. Die Überstundenberechnung ist bereits im Core-Tarif mit 0,50 € je Mitarbeiter und Monat netto enthalten; Zeiterfassung, Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 €. Auf Capterra wird Aplano mit 4,7 von 5 geführt, auf OMR Reviews mit 4,6 von 5 bei 206 Bewertungen. Alternativen ordnet der Softwarevergleich ein; den tariflichen Rahmen der Arbeitszeit beschreibt die Seite Arbeitszeit von MFA.