Personalmangel in der Arztpraxis: Sprechzeiten und Dienstplan realistisch anpassen

Warum Kürzen die falsche erste Reaktion ist

Die naheliegende Reaktion auf eine unbesetzte Stelle ist, überall ein bisschen zu sparen: die Anmeldung nachmittags mit einer Person statt zwei, die Mittagspause verkürzt, das Labor „nebenbei“. Das funktioniert für einige Wochen und erzeugt danach ein charakteristisches Muster – Mehrstunden konzentrieren sich auf zwei bis drei Wochentage, die Fehlerquote in der Abrechnung steigt, und die verbliebenen Kräfte werden häufiger krank.

Der Grund ist strukturell: Eine Praxis hat keine gleichmäßige Last. Das Patientenaufkommen ist am Montagvormittag und am ersten Werktag nach einem Feiertag regelmäßig höher als am Donnerstagnachmittag. Eine pauschale Kürzung trifft aber alle Zeitfenster gleich stark und damit das falsche. Der erste Schritt ist deshalb keine Entscheidung, sondern eine Messung: Wie viele Kontakte, Telefonate und Vorgänge fallen je Stunde und Wochentag an? Zwei bis drei Wochen Strichliste genügen, um die Spitzen zu identifizieren. Den Rechenweg vom Aufkommen zur Besetzung beschreibt die Seite Sprechstunden und Personalbedarf.

Die Untergrenze, die nicht verhandelbar ist

Bevor an den Zeiten gedreht wird, gehört eine Zahl auf den Tisch. Nach § 19a Abs. 1 Ärzte-ZV müssen Vertragsärztinnen und Vertragsärzte bei vollem Versorgungsauftrag mindestens 25 Stunden wöchentlich in Form von Sprechstunden für gesetzlich Versicherte zur Verfügung stehen. Für die Fachgruppen der grundversorgenden und wohnortnahen Versorgung kommt hinzu, dass davon mindestens fünf Stunden als offene Sprechstunde ohne vorherige Terminvereinbarung anzubieten sind.

Die Kassenärztliche Vereinigung prüft die Einhaltung. Stellt sie fest, dass die Mindestsprechstundenzeit in mindestens zwei aufeinanderfolgenden Quartalen unterschritten wurde, fordert sie schriftlich dazu auf, die Sprechstunden unverzüglich zu erhöhen oder den Versorgungsauftrag zu reduzieren. Bleibt das ohne Folgen, drohen Honorarkürzungen und im Wiederholungsfall der teilweise oder vollständige Entzug der Zulassung.

Schritt für Schritt: die Reihenfolge der Hebel

Aus der Trennung von Sprechstunde, Öffnungszeit und Teamarbeitszeit folgt eine Rangfolge. Die ersten drei Hebel verändern die Versorgung nicht, sondern nur ihre Organisation – erst der vierte greift in das Angebot ein.

Zum ersten Hebel: In vielen Praxen sitzt die größte Reserve im Telefon. Eine durchgehend erreichbare Leitung bindet während der Sprechstunde dauerhaft eine Kraft an der Anmeldung, die dort nicht für Patientinnen und Patienten vor Ort zur Verfügung steht. Feste Telefonzeiten – etwa 8 bis 10 und 15 bis 16 Uhr – lösen den Konflikt, müssen aber angekündigt und eingehalten werden, sonst entsteht Frust auf beiden Seiten. Wie sich solche Änderungen im Team und nach außen kommunizieren lassen, behandelt der Beitrag Dienstplan im Praxisteam kommunizieren.

Zum zweiten Hebel: Die Grundlage der Delegation ist § 28 Abs. 1 Satz 3 SGB V, ausgestaltet in der Delegations-Vereinbarung als Anlage 24 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte. Sie regelt die Voraussetzungen und enthält einen Beispielkatalog delegierbarer Leistungen. Vorausgesetzt wird mindestens die Ausbildung als Medizinische Fachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation in einem nichtärztlichen Gesundheitsberuf; erbracht wird die Leistung unter ärztlicher Aufsicht, die Verantwortung verbleibt bei der Ärztin oder dem Arzt. Für den Dienstplan folgt daraus eine oft übersehene Nebenbedingung: Delegation setzt voraus, dass die qualifizierte Person an diesem Tag im Dienst ist. Qualifikationen gehören deshalb in den Plan, nicht in eine separate Liste.

Zum dritten Hebel: Eine halbe Stelle zusätzlich ist selten zu bekommen, zwei Vormittage pro Woche oft schon. Was dabei arbeits- und sozialversicherungsrechtlich zu beachten ist, steht im Beitrag Minijob und Aushilfe in der Arztpraxis; die Regeln für die Aufstockung oder Reduzierung bestehender Verträge behandelt Teilzeit im Praxisteam.

Wenn es strukturell nicht reicht: Versorgungsauftrag statt stiller Kürzung

Manche Praxen erreichen die 25 Sprechstunden auf Dauer nicht mehr – weil eine Stelle unbesetzt bleibt, weil eine Ärztin in Elternzeit geht oder weil die Praxis auf den Ruhestand zuläuft. Für diesen Fall sieht § 19a Abs. 2 Ärzte-ZV einen geregelten Weg vor: Der Versorgungsauftrag kann durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Zulassungsausschuss auf die Hälfte oder auf drei Viertel beschränkt werden. Die Mindestsprechstundenzeit sinkt dann anteilig.

Das ist keine Kapitulation, sondern eine Planungsentscheidung mit drei Vorteilen: Die Praxis bleibt im Regelwerk, das Team kennt die neue Sollzeit, und die Beschränkung lässt sich nach § 19a Abs. 3 Ärzte-ZV auf Antrag wieder aufheben, wenn die Stelle nachbesetzt ist. Die Alternative – die Sprechzeiten stillschweigend zu kürzen und zu hoffen, dass es nicht auffällt – erzeugt genau das Risiko, das die Prüfung durch die Kassenärztliche Vereinigung adressiert.

Was der Plan dabei nicht darf

Unterbesetzung ist kein Rechtfertigungsgrund. Drei Grenzen bleiben unverändert und werden in angespannten Phasen regelmäßig gerissen:

• Pausen. Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sind 30 Minuten Ruhepause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten; aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG). Eine „Pause an der Anmeldung“ mit Telefonbereitschaft ist keine Pause, weil die Arbeitsleistung nicht unterbrochen ist.
• Höchstarbeitszeit. Acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn, wenn im Schnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Dauerhafte Mehrarbeit ist damit ausgeschlossen – auch mit Einverständnis des Teams.
• Ruhezeit. Elf Stunden zwischen zwei Diensten (§ 5 ArbZG). In Praxen mit später Sprechstunde am Vorabend und früher Öffnung am Folgetag ist diese Grenze näher, als sie im Wochenraster aussieht.

Ein Stundenkonto, das über Monate wächst, ist deshalb kein Ausgleichs-, sondern ein Besetzungsproblem. Welche Ampelwerte sich dafür bewährt haben und wann Auszahlung statt Freizeitausgleich in Betracht kommt, steht im Beitrag Überstunden in der Arztpraxis. Für die kurzfristige Lücke – Krankmeldung am Morgen, Ausfall in der Spitzenzeit – gilt eine eigene Systematik, die der Beitrag Kurzfristige Ausfälle abfedern beschreibt.

Der Plan, der Unterbesetzung sichtbar macht

Ein Dienstplan, der bei knapper Besetzung trägt, unterscheidet sich in einem Punkt von einem normalen: Er trennt Sollbesetzung und Istbesetzung je Zeitfenster und zeigt die Differenz. Ohne diese Trennung wirkt jede Woche gleich – und die Frage, ob eine zusätzliche Kraft nötig ist oder nur zwei Fenster anders belegt werden müssen, bleibt Gefühlssache.

Praktisch bedeutet das drei Angaben je Zeitfenster: die für den Betrieb erforderliche Mindestbesetzung, die tatsächlich verplanten Personen und die dafür nötigen Qualifikationen. Wo die Mindestbesetzung nicht erreicht wird, gehört das im Plan markiert – nicht damit es jemand ausbadet, sondern damit es dokumentiert ist, wenn über Nachbesetzung oder Reduzierung des Versorgungsauftrags entschieden wird. Ein tragfähiges Grundraster für eine Praxiswoche zeigt der Beitrag Dienstplan-Muster für die Arztpraxis.

Was die Planungssoftware dafür leisten muss

Drei Funktionen entscheiden, ob diese Systematik ohne Nebenliste funktioniert: eine hinterlegte Mindestbesetzung je Zeitfenster mit sichtbarer Unterdeckung, Qualifikationen an der Person statt in einem Ordner, und ein Stundenkonto, das Plan und Ist nebeneinanderstellt.

In der redaktionellen Auswertung führt Aplano das Feld an, weil Dienstplan, Zeiterfassung und Stundenkonto in derselben Oberfläche liegen und Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz beim Planen erscheinen statt erst in der Auswertung. Qualifikationen, offene Schichten und Auswertungen gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; die Basis-Schichtplanung mit Überstundenberechnung beginnt im Core-Tarif bei 0,50 €. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Alternativen ordnet der Softwarevergleich ein; den tariflichen Rahmen der Arbeitszeit beschreibt die Seite Arbeitszeit von MFA.