Fortbildung im Praxisteam: Arbeitszeit, Freistellung und Dienstplan

Die Vorfrage: Gilt der Tarifvertrag überhaupt?

Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ist nicht allgemeinverbindlich. Gebunden ist eine Praxis nur, wenn die Arbeitgeberseite Mitglied der zuständigen Arbeitgeberorganisation ist oder wenn der Arbeitsvertrag eine Bezugnahmeklausel enthält. Der zweite Fall ist der häufigere – und häufig ist beiden Seiten nicht bewusst, was damit alles gilt.

Für die Fortbildung ist diese Vorfrage entscheidend. Ohne Tarifbindung existiert kein tariflicher Freistellungsanspruch. Dann bleiben nur zwei Grundlagen: was im Arbeitsvertrag steht und was das Landesrecht zur Bildungsfreistellung vorsieht. Die Frage, ob eine angeordnete Fortbildung Arbeitszeit ist, hängt dagegen nicht am Tarifvertrag – sie folgt aus dem Arbeitszeitrecht und gilt in jeder Praxis. Den tariflichen Rahmen der Arbeitszeit insgesamt beschreibt der Beitrag Arbeitszeit von MFA.

Wann Fortbildung Arbeitszeit ist

Der Europäische Gerichtshof hat die Frage 2021 grundsätzlich beantwortet. Im Fall C-909/19 hatte ein Beschäftigter auf Veranlassung seines Arbeitgebers 160 Stunden Fortbildung absolviert, davon 124 Stunden außerhalb der regulären Arbeitszeit, nachmittags, abends und an Wochenenden. Der Gerichtshof stellte klar: Die Arbeitszeitrichtlinie kennt nur Arbeitszeit und Ruhezeit, eine Zwischenkategorie gibt es nicht. Fortbildungszeit, die auf Veranlassung des Arbeitgebers absolviert wird und während der die Person dessen Weisungen unterliegt, ist Arbeitszeit – unabhängig vom Ort und davon, ob sie in die übliche Dienstzeit fällt.

Für die Praxis heißt das: Ein Hygieneseminar, das die Praxisleitung für notwendig hält und für das sie die Anmeldung veranlasst, ist Arbeitszeit. Es zählt in die tägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG hinein, es löst die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 ArbZG aus, und die Zeit gehört ins Stundenkonto. Ein Samstagsseminar von 9 bis 17 Uhr ist damit kein freier Tag mit Bildungswert, sondern ein Arbeitstag mit acht Stunden.

Der tarifliche Anspruch: drei Tage im Kalenderjahr

§ 17 des Manteltarifvertrags regelt die Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Gehalts für eine Reihe persönlicher Anlässe – von der Eheschließung bis zur schweren Erkrankung eines Kindes. Buchstabe h dieser Aufzählung betrifft die Fortbildung: Für die Teilnahme an berufsbezogenen Fortbildungsmaßnahmen werden auf Antrag bis zu drei Arbeitstage im Kalenderjahr gewährt.

Drei Details der Regelung werden regelmäßig übersehen.

Erstens die Nachweispflicht. Die Bestätigung über die Teilnahme und deren Ergebnis ist der Praxis vorzulegen. Eine bloße Anmeldebestätigung genügt nicht; verlangt ist der Beleg, dass die Maßnahme tatsächlich absolviert wurde.

Zweitens die Definition des Arbeitstages. Der Tarifvertrag bestimmt für die Befreiungsvorschriften ausdrücklich, dass Arbeitstage alle Kalendertage mit Ausnahme der Samstage, Sonntage und gesetzlichen Feiertage sind. Ein Kurs am Samstag verbraucht damit keinen der drei Tage – er wird aber, wenn die Praxis ihn veranlasst hat, als Arbeitszeit gebucht.

Drittens der Vorrang des Landesrechts. Der Tarifvertrag ordnet an, dass landesrechtliche Regelungen zum Bildungsurlaub, soweit vorhanden, ausschließlich Anwendung finden. Der tarifliche Drei-Tage-Anspruch tritt in diesen Ländern also nicht neben den Bildungsurlaub, sondern hinter ihn zurück. Praktisch bedeutet das: In den meisten Bundesländern ist das Landesgesetz die maßgebliche Grundlage, nicht § 17 des Tarifvertrags.

Bildungsurlaub: 14 von 16 Ländern

Die Bildungsfreistellung ist Ländersache, und die Regelungen unterscheiden sich in Umfang, Anerkennungsverfahren und Wartezeit. Gemeinsam ist ihnen der Grundsatz: In der Regel fünf Arbeitstage je Kalenderjahr oder zehn Tage in zwei Jahren, für anerkannte Veranstaltungen der beruflichen oder politischen Bildung, unter Fortzahlung des Entgelts.

Bayern hat kein solches Gesetz. Sachsen hatte bis zuletzt ebenfalls keines; am 5. Februar 2026 hat der Sächsische Landtag ein Gesetz über den Anspruch auf Freistellung zur Qualifizierung beschlossen, das ab dem 1. Januar 2027 bis zu drei Tage im Kalenderjahr vorsieht. Bis dahin bleibt es dort bei Tarif- und Arbeitsvertrag.

Kleinbetriebsklauseln und Wartezeiten kommen hinzu: Die meisten Landesgesetze setzen ein bestehendes Arbeitsverhältnis von sechs oder zwölf Monaten voraus, und viele nehmen Betriebe unterhalb einer bestimmten Beschäftigtenzahl aus oder begrenzen die Zahl gleichzeitiger Freistellungen. Für eine Praxis mit fünf bis zehn Beschäftigten lohnt der Blick in das konkrete Landesgesetz, bevor ein Antrag pauschal abgelehnt oder pauschal bewilligt wird.

Die Pflichttermine, die kein Antrag auslöst

Neben der freiwilligen Fortbildung gibt es wiederkehrende Termine, die unabhängig von jedem Anspruch stattfinden müssen. Sie sind planerisch die verlässlichsten, weil ihr Rhythmus feststeht – und werden trotzdem am häufigsten vergessen, weil niemand sie beantragt.

Die Strahlenschutz-Aktualisierung ist der Termin mit der härtesten Konsequenz: Läuft die Frist ab, darf die betreffende Person bis zum Nachweis nicht mehr am Röntgengerät tätig werden. In einer Praxis mit zwei röntgenberechtigten MFA fällt damit über Nacht die Hälfte der Kapazität für diese Tätigkeit weg – ein Ausfall, der sich anders als eine Krankmeldung Jahre im Voraus vermeiden lässt. Der Fristablauf gehört deshalb nicht in einen Ordner, sondern als Vorlauftermin in den Plan.

Fortbildungstage im Dienstplan

Planerisch ist Fortbildung eine Abwesenheit mit zwei Besonderheiten: Sie ist lange vorher bekannt, und sie trifft gezielt qualifizierte Personen. Beides lässt sich nutzen.

Als eigene Abwesenheitsart führen. Fortbildung ist weder Urlaub noch Krankheit. Wird sie als Urlaub gebucht, verschwindet sie aus der Kapazitätsbetrachtung und verkürzt zugleich den Erholungsanspruch – beides falsch. Eine eigene Kategorie hält den Tag im Plan sichtbar und lässt ihn getrennt auswerten.

An die Sprechstundenstruktur legen. Fortbildungstermine sind seltener frei wählbar als Urlaubstage, aber oft in mehreren Terminvarianten verfügbar. Ein Kurs am schwächsten Sprechstundentag kostet die Praxis deutlich weniger als derselbe Kurs am Montag. Welche Tage das sind, ergibt sich aus der Bedarfsrechnung auf der Seite Sprechstunden und Personalbedarf.

Nicht mehrere gleichzeitig. In einem Team von sechs Personen sind zwei parallele Fortbildungstage bereits ein Drittel der Besetzung. Eine einfache Regel – höchstens eine Person je Tag, bei Pflichtterminen abgestimmte Gruppen – verhindert, dass die Fortbildungsplanung dieselbe Lücke erzeugt wie eine unkoordinierte Urlaubsplanung.

Die Ruhezeit prüfen. Endet ein Kurs um 18 Uhr, darf die Sprechstunde am nächsten Morgen nicht vor 5 Uhr beginnen – praktisch unkritisch. Kritisch wird es bei mehrtägigen Veranstaltungen mit Abendprogramm und einem Frühdienst am Folgetag. Weil die Fortbildungszeit Arbeitszeit ist, gilt § 5 ArbZG unverändert.

Teilzeitkräfte anteilig behandeln. Der tarifliche Anspruch auf bis zu drei Arbeitstage ist ein Anspruch in Tagen, nicht in Stunden. Bei einer Teilzeitkraft, die an drei Tagen arbeitet, ist ein Fortbildungstag mit dem Soll dieses Wochentags zu bewerten. Die weiteren Besonderheiten der Teilzeit im Praxisteam behandelt der Beitrag Teilzeit in der Arztpraxis.

Kosten und Rückzahlungsklauseln

Wer die Kosten trägt, sagt weder der Manteltarifvertrag noch das Gesetz allgemein. Bei betrieblich veranlassten Maßnahmen trägt sie in aller Regel die Praxis, weil die Fortbildung ihrem Interesse dient. Bei längeren Aufstiegsfortbildungen ist eine Kostenbeteiligung mit Rückzahlungsklausel üblich – und rechtlich anspruchsvoll.

Solche Klauseln sind nur wirksam, wenn die Bindungsdauer in einem angemessenen Verhältnis zu Dauer und Wert der Fortbildung steht und wenn die Rückzahlungspflicht nicht auch Fälle erfasst, die die beschäftigte Person nicht zu vertreten hat – etwa eine krankheitsbedingte Eigenkündigung. Eine pauschale Formulierung, die jede Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfasst, benachteiligt unangemessen und ist regelmäßig unwirksam; die Praxis bleibt dann auf den Kosten sitzen. Wer eine solche Vereinbarung schließt, sollte sie einzelfallbezogen prüfen lassen, statt eine Vorlage zu übernehmen.

Was die Planungssoftware dafür leisten muss

Fortbildung ist der Testfall dafür, ob ein Dienstplan mehr kann als Anwesenheit abbilden. Drei Funktionen entscheiden: eine eigene Abwesenheitsart mit eigener Auswertung, damit Fortbildungstage nicht im Urlaubskonto verschwinden; ein Stundenkonto, das den Fortbildungstag mit dem Tagessoll bewertet und angeordnete Termine außerhalb der Dienstzeit als Arbeitszeit aufnimmt; und eine Qualifikationsübersicht, die zeigt, welche Person welche Berechtigung hat und wann sie ausläuft.

In der redaktionellen Auswertung führt Aplano das Feld an, weil Dienstplan, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Qualifikationen in einer Oberfläche liegen und Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz beim Planen erscheinen statt erst in der Auswertung. Abwesenheitsarten lassen sich frei anlegen, sodass Fortbildung getrennt von Urlaub geführt wird; die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto, der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 €. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Alternativen ordnet der Softwarevergleich ein.