Elternzeit in der Arztpraxis: Fristen, Teilzeit, Wiedereinstieg

Der Ablauf in der Praxis: von der Mitteilung zum Plan

Für die Dienstplanung beginnt Elternzeit nicht mit dem Geburtstermin, sondern mit dem Ende der Mutterschutzfrist. Bis dahin greifen die Schutzfristen und gegebenenfalls ein Beschäftigungsverbot – dazu ordnet der Beitrag zu Mutterschutz und Beschäftigungsverbot bei MFA die Pflichten ein. Die Elternzeit schließt daran an, überschneidungsfrei: Die acht Wochen nach der Entbindung werden auf die Elternzeit angerechnet, wenn die Mutter sie beansprucht.

Rechtlich ist Elternzeit kein Antrag, sondern eine einseitige Erklärung. Die Praxis muss ihr nicht zustimmen; sie kann sie weder ablehnen noch von Bedingungen abhängig machen. Was sie verlangen kann, ist die Einhaltung von Frist und Form – und genau daran hängt ihre eigene Planbarkeit.

Die Anmeldefrist beträgt nach § 16 BEEG sieben Wochen vor Beginn, wenn die Elternzeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes genommen wird, und 13 Wochen für Zeiträume zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag. Wer Elternzeit bis zum dritten Geburtstag beansprucht, muss zugleich verbindlich erklären, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen werden soll. Für die Praxis ist das die eigentlich wertvolle Information: Sie kennt damit zwei Jahre im Voraus die Abwesenheit – mehr Vorlauf hat kein anderer Planungsfall.

Jeder Elternteil kann die Elternzeit auf drei Zeitabschnitte verteilen; eine weitere Aufteilung braucht die Zustimmung der Praxis. Für einen dritten Abschnitt, der zwischen dem dritten und achten Geburtstag liegt, hat die Praxis ein begrenztes Gegenrecht: Sie kann ihn innerhalb von acht Wochen nach Zugang aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Der Maßstab ist streng – Personalengpässe allein tragen die Ablehnung in der Regel nicht.

Teilzeit in der Elternzeit: die 15er-Schwelle entscheidet

Der praktisch wichtigste Punkt für Arztpraxen steht nicht in der Elternzeit selbst, sondern in ihrer Kombination mit Teilzeit. Während der Elternzeit dürfen bis zu 32 Wochenstunden im Durchschnitt des Monats gearbeitet werden. Das gilt unabhängig von der Praxisgröße.

Ein Anspruch auf Verringerung besteht dagegen nur unter mehreren Voraussetzungen (§ 15 Abs. 7 BEEG). Die Praxis muss in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen – Auszubildende bleiben dabei außer Betracht. Das Arbeitsverhältnis muss ohne Unterbrechung länger als sechs Monate bestehen. Verlangt werden kann eine Verringerung auf nicht weniger als 15 und nicht mehr als 32 Wochenstunden, für mindestens zwei Monate. Und der Antrag ist fristgebunden: sieben Wochen vor Beginn bei Kindern unter drei Jahren, 13 Wochen bei Kindern zwischen drei und acht.

Die Zahl 15 ist für dieses Portal die entscheidende. Die typische Einzelpraxis mit vier bis acht Beschäftigten und auch viele Gemeinschaftspraxen liegen darunter. Dort gibt es keinen Rechtsanspruch auf Teilzeit während der Elternzeit – wohl aber die Möglichkeit, sie einvernehmlich zu vereinbaren, und in aller Regel ein starkes gemeinsames Interesse daran. Wer während der Elternzeit mit zwölf oder sechzehn Stunden im Team bleibt, geht der Praxis fachlich nicht verloren, hält den Kontakt zum Abrechnungs- und Praxissystem und ist beim Wiedereinstieg nicht neu einzuarbeiten.

Besteht der Anspruch, ist die Ablehnungsfrist der Punkt, an dem Praxen am häufigsten stolpern: Wird der Antrag nicht innerhalb von vier Wochen (Kind unter drei) beziehungsweise acht Wochen (Kind zwischen drei und acht) schriftlich mit dringenden betrieblichen Gründen abgelehnt, gilt die gewünschte Verringerung als festgelegt. Schweigen ist hier also Zustimmung. Die allgemeinen Regeln zur Teilzeit außerhalb der Elternzeit – Anspruch nach § 8 TzBfG, Ablehnungsgründe, Verteilung der Stunden – behandelt der Beitrag zu Teilzeit im Praxisteam.

Urlaub, Kündigungsschutz und Sonderzahlungen

Drei Nebenfolgen der Elternzeit werden in der Praxisverwaltung regelmäßig übersehen.

Urlaubskürzung. Nach § 17 Abs. 1 BEEG darf der Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden. Automatisch geschieht das nicht: Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine ausdrückliche, empfangsbedürftige Kürzungserklärung (Urteil vom 19.03.2019 – 9 AZR 362/18). Wer sie unterlässt, zahlt am Ende vollen Urlaub für ein Jahr ohne Arbeitsleistung. Umgekehrt gilt eine harte Grenze: Wird während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber Teilzeit geleistet, ist die Kürzung ausgeschlossen. Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit nicht genommen wurde, ist nach dem Ende im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren – er verfällt also nicht mit dem Jahreswechsel. Die Berechnungsgrundlagen dazu stehen im Beitrag zum Urlaubsanspruch von MFA.

Kündigungsschutz. Nach § 18 BEEG beginnt der besondere Kündigungsschutz mit der Anmeldung, frühestens acht Wochen vor Beginn einer Elternzeit bis zum dritten Geburtstag beziehungsweise 14 Wochen vor Beginn einer späteren Elternzeit, und läuft während der gesamten Elternzeit. Eine Kündigung ist nur ausnahmsweise zulässig und setzt die vorherige Zulässigkeitserklärung der zuständigen obersten Landesbehörde voraus. Für die Praxis heißt das: Eine Nachbesetzung erfolgt befristet, nicht dauerhaft.

Befristete Vertretung. Genau dafür sieht § 21 BEEG einen eigenen Sachgrund vor: Die Vertretung für die Dauer von Mutterschutz, Elternzeit oder Arbeitsfreistellung zur Kinderbetreuung rechtfertigt eine Befristung. Die Vertretungskraft kann für die Dauer der Elternzeit plus notwendiger Einarbeitungszeit eingestellt werden – ein Sachgrund, der keine Höchstdauer nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz kennt.

Was das für den Dienstplan bedeutet

Elternzeit ist der einzige größere Personalausfall, den eine Praxis mit Monaten Vorlauf kennt. Daraus folgen drei Planungsentscheidungen, die früh getroffen werden sollten – nicht in der Woche vor dem Beginn.

Erstens die Vertretungsfrage. Eine befristete Vollzeitkraft, zwei Aufstockungen im Team oder eine Kombination aus beidem? Die Aufstockung bestehender Teilzeitkräfte ist meist die schnellere Lösung, verändert aber dauerhaft Erwartungen: Wer zwei Jahre 30 statt 20 Stunden arbeitet, kehrt selten freiwillig zurück. Wer stattdessen extern besetzt, braucht Einarbeitungszeit im Plan – und die gehört als eigene Position hinein, nicht als Hoffnung.

Zweitens die Teilzeitfenster. Wenn eine Kollegin während der Elternzeit mit reduzierten Stunden bleibt, sind ihre Einsatztage der wertvollste Fixpunkt im Plan. Sie sollten dort liegen, wo die Besetzung am dünnsten ist – typischerweise Montagvormittag und die Abendsprechstunde –, nicht dort, wo es zufällig passt. Wie sich der Bedarf je Sprechstundenblock ermitteln lässt, zeigt die Seite zum Personalbedarf nach Sprechstunden.

Drittens der Wiedereinstieg. Nach dem Ende der Elternzeit lebt der Arbeitsvertrag unverändert wieder auf – mit der vorherigen Stundenzahl. Eine während der Elternzeit vereinbarte Teilzeit endet damit, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Einen Anspruch auf denselben Aufgabenzuschnitt gibt es nicht; die Praxis kann im Rahmen ihres Weisungsrechts eine gleichwertige Tätigkeit zuweisen. Wer den Rückkehrtermin ein Vierteljahr vorher mit einem Gespräch vorbereitet – Stundenzahl, Lage der Tage, Auffrischung bei Geräten und Software –, vermeidet die häufigste Folge einer unvorbereiteten Rückkehr: den Aufhebungsvertrag nach acht Wochen. Ein strukturierter Wiedereinstieg lässt sich ähnlich aufsetzen wie der Stufenplan im Beitrag zur Wiedereingliederung im Praxisteam.

Planungsseitig gehören Elternzeit und die vereinbarten Teilzeitfenster als hinterlegte Abwesenheit und feste Verfügbarkeit in den Dienstplan, nicht in eine Nebennotiz. In Aplano lassen sich Abwesenheiten über lange Zeiträume eintragen, Verfügbarkeiten je Person pflegen und Sollstunden je Vertragsmodell führen; der veröffentlichte Plan ist für das Team jederzeit einsehbar. Damit bleibt sichtbar, welche Schichten die Vertretung tatsächlich abdecken muss – und welche Lücken bestehen bleiben. Welche Systeme das für Praxisteams abbilden, ordnet der Softwarevergleich ein; den arbeitsrechtlichen Rahmen fasst die Seite zur Rechtslage zusammen.