Offene Sprechstunde in der Arztpraxis: Pflicht, Umfang und Personalplanung

Was ist eine offene Sprechstunde – und wer muss sie anbieten?

Eine offene Sprechstunde ist ein fest angekündigtes Zeitfenster, in dem gesetzlich Versicherte ohne Termin behandelt werden. Eingeführt wurde die Pflicht mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) zum 11. Mai 2019, zusammen mit der Anhebung der Mindestsprechstundenzeit von 20 auf 25 Wochenstunden. Die Regelung steht in § 19a Abs. 1 Ärzte-ZV: Wer an der fachärztlichen grundversorgenden und wohnortnahen Patientenversorgung teilnimmt, muss mindestens fünf Stunden wöchentlich als offene Sprechstunde ohne vorherige Terminvereinbarung anbieten. Welche Fachgruppen das sind, haben Kassenärztliche Bundesvereinigung und Krankenkassen im Bundesmantelvertrag festgelegt.

Die fünf Stunden sind kein Aufschlag auf die 25 Stunden, sondern ein Teil davon: Eine orthopädische Praxis mit vollem Versorgungsauftrag bietet 25 Stunden Sprechstunde an, von denen mindestens fünf offen sind. Bei einem reduzierten Versorgungsauftrag gelten beide Werte anteilig – ein halber Sitz bedeutet 12,5 Stunden Sprechstunde, davon 2,5 offen. Besuchszeiten werden auf die 25 Stunden angerechnet, nicht auf die offene Sprechstunde. Wie die Mindestsprechstundenzeit insgesamt geprüft wird und welche Konsequenzen eine dauerhafte Unterschreitung hat, beschreibt der Beitrag zum Personalmangel in der Arztpraxis.

Welche Regeln gelten für Lage, Meldung und Veröffentlichung?

Die Verteilung der fünf Stunden über die Woche ist frei. Zulässig ist eine Stunde täglich ebenso wie ein einzelner Fünf-Stunden-Block oder zwei Nachmittage. Drei Bedingungen sind jedoch nicht verhandelbar. Erstens müssen die Zeiten der Kassenärztlichen Vereinigung gemeldet werden; die KV veröffentlicht sie in der Arztsuche und stellt sie der Terminservicestelle unter 116117 zur Verfügung. Zweitens muss die Praxis die Zeiten selbst bekanntmachen – auf der Website, dem Praxisschild und dem Anrufbeantworter. Drittens müssen die Zeiten echt offen sein: Wer in der offenen Sprechstunde Termine vergibt oder sie als Puffer für kurzfristige Terminanfragen nutzt, erfüllt die Pflicht nicht. Änderungen der Zeiten sind nachzumelden.

Für die Vergütung ist die Kennzeichnung entscheidend. Behandlungen in der offenen Sprechstunde werden als Arztgruppenfall extrabudgetär – also ohne Abschlag durch die morbiditätsbedingte Gesamtvergütung – bezahlt, bis zu einem Höchstwert von 17,5 Prozent der Arztgruppenfälle der Praxis im jeweiligen Quartal. Der Fall muss dafür im Praxisverwaltungssystem als Kontakt in der offenen Sprechstunde markiert werden (Feld Kontaktart im KVDT-Datensatz; einzelne KVen verlangen zusätzlich eine Pseudo-Gebührenordnungsposition). Fehlt die Kennzeichnung, wird der Fall budgetiert abgerechnet; wird sie für Fälle gesetzt, die tatsächlich mit Termin behandelt wurden, drohen Rückforderungen. Beides ist ein Grund, die offene Sprechstunde nicht nur im Kalender, sondern auch in der Abrechnungsroutine der MFA fest zu verankern.

Was bedeutet die offene Sprechstunde für den Dienstplan?

Terminsprechstunden sind planbar: Aus dem Kalender ergibt sich, wie viele Patientinnen und Patienten kommen, welche Leistungen anstehen und wie viele MFA in Anmeldung, Funktionsdiagnostik und Behandlungsräumen gebraucht werden. Die offene Sprechstunde kennt diese Größe nicht. Sie ist das einzige Zeitfenster der Woche, in dem die Auslastung von außen bestimmt wird – von der Jahreszeit, dem Wetter, dem Wochentag und davon, ob die Nachbarpraxis Urlaub hat. Ein Dienstplan, der die offene Sprechstunde wie eine Terminsprechstunde besetzt, produziert an starken Tagen Wartezeiten von zwei Stunden und an schwachen Tagen Leerlauf.

Vier Planungsregeln haben sich bewährt. Lage: Die offene Sprechstunde gehört in die Kernbesetzung des Tages – typischerweise an den Vormittagsbeginn –, nicht in die Randstunden mit halbem Team. Empfang: Im offenen Zeitfenster braucht die Anmeldung eine Person mehr als in der Terminsprechstunde, weil Aufnahme, Ersteinschätzung und Wartezeitkommunikation gleichzeitig anfallen. Ende: Nach dem offenen Block sollte ein Puffer von mindestens dreißig Minuten ohne feste Termine liegen, damit die letzten wartenden Patientinnen und Patienten behandelt werden, ohne die Terminsprechstunde zu verschieben. Auswertung: Die Patientenzahl je offener Stunde wird über ein Quartal mitgeschrieben; danach lässt sich die Besetzung datenbasiert anpassen statt nach Gefühl.

Welches Modell passt, hängt von der Praxisgröße ab. Kleine Praxen mit zwei bis drei MFA fahren mit der täglichen Stunde am besten, weil sie keine Tage mit Sonderbesetzung stemmen können. Größere Praxen und MVZ mit mehreren Ärztinnen und Ärzten können die offene Sprechstunde rotierend auf verschiedene Behandler legen und so die Zeitfenster ausweiten, ohne das Team zu überlasten. Wie der Personalbedarf je Sprechstundenstunde grundsätzlich hergeleitet wird, beschreibt die Seite zum Sprechstunden- und Personalbedarf; die Aufteilung nach Schichten steht im Dienstplan-Muster mit Wochenraster.

Was gilt bei Abwesenheit, Vertretung und Teilzeitsitzen?

Die Pflicht hängt am Versorgungsauftrag, nicht an der Person. Bei Urlaub oder Krankheit der Ärztin gilt sie zwar nicht für die Zeit der Abwesenheit, doch die Praxis muss die Vertretung sicherstellen und die Zeiten der offenen Sprechstunde für diese Wochen nach außen anpassen – ein Anrufbeantworter, der weiterhin eine offene Sprechstunde ankündigt, die niemand hält, ist ein häufiger Beschwerdegrund. In Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ wird die Pflicht je Sitz gerechnet: Zwei volle Sitze derselben Fachgruppe bedeuten zehn offene Stunden, die auf beide Behandler oder auf einen verteilt werden können. Bei Teilzeitsitzen gilt der anteilige Wert, und auch dieser muss gemeldet und veröffentlicht werden.

Für das Praxisteam bedeutet das eine Kopplung, die im Dienstplan sichtbar sein sollte: Fällt ein Behandler aus, ändert sich nicht nur der Ärzteplan, sondern auch die Zeiten, die nach außen kommuniziert sind. Praxen, die den Ärzteplan und den MFA-Plan im selben System führen, sehen diese Abhängigkeit sofort; wer zwei getrennte Tabellen pflegt, bemerkt sie meist erst am Empfang. Wie kurzfristige Ausfälle im Team aufgefangen werden, ohne die Sprechzeiten zu gefährden, beschreibt der Beitrag Kurzfristige Ausfälle abfedern.

Umsetzung im Dienstplan

Praktisch lässt sich die offene Sprechstunde als eigener Bedarf hinterlegen: ein Zeitfenster mit Mindestbesetzung je Funktionsbereich, das der Plan jede Woche abgleicht. Eine Planungssoftware zeigt dann beim Genehmigen eines Urlaubsantrags, ob das offene Zeitfenster am betroffenen Tag noch besetzt ist, und meldet, wenn Frühdienst und Vortags-Spätdienst derselben Person die Ruhezeit unterschreiten. In der redaktionellen Auswertung dieses Portals führt Aplano das Feld an: Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und der Dienstplan laufen in einem System zusammen, Bedarfe lassen sich je Zeitfenster hinterlegen, und das Team sieht den aktuellen Stand in der Mitarbeiter-App. Der Einstieg liegt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. im Core-Tarif, Zeiterfassung und automatische Planung gehören zum Pro-Tarif für 4,50 €; getestet wird vierzehn Tage ohne Kreditkarte. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Welche weiteren Werkzeuge Bedarfsfenster abbilden, ordnet der Softwarevergleich ein.